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Uma organização saudável, explica Prusak (1998), gera e usa o conhecimento. Na medida em que interagem com seus ambientes, elas absorvem informações, transformam-nas em conhecimentos e agem com base numa combinação desse conhecimento com suas experiências, valores e regras internas. Na falta de conhecimento, as empresas não conseguiriam se organizar e se manter em funcionamento.
A geração ou criação do conhecimento denota o conhecimento adquirido por uma organização, bem como aquele que ela desenvolve. Em termos de empresas, o conhecimento adquirido não necessariamente se restringe ao recém-criado. Ele precisa apenas ser novidade para a organização e pode ser obtido de outras empresas. Em se tratando de conhecimento organizacional, originalidade é menos importante que utilidade. A empresa direcionada para o conhecimento necessita contar com a disponibilidade do conhecimento adequado quando o onde ele possa ser aplicado e não gerar idéias novas como um fim em si (PRUZAK, 1998).
Para que a gestão do conhecimento produza os efeitos desejados é preciso, num primeiro momento, identificar o conhecimento externo da empresa. Segundo Probst, Raub e Ropmhardt (2002), a identificação do conhecimento externo compreende a análise e a descrição do ambiente de conhecimento da empresa.
Na atualidade, um número elevado de empresas entende que é difícil definir um quadro geral de habilidades, informações e dados internos e externos. Essa falta de transparência conduz a ineficiência, a tomada de decisões precipitadas e a duplicação de informações. Probst, Raub e Ropmhardt (2002) sustentam que uma gestão eficaz do conhecimento deve, portanto, garantir transparência interna e externa suficientes e ajudar os funcionários individuais a localizarem o conhecimento de que necessitam ou a criarem o conhecimento, quando assim necessário for.
Uma parte substancial dos conhecimentos que uma empresa possui é importado de fontes externas, tais como: relações com clientes, fornecedores, concorrentes e parceiros em empreendimentos cooperativos. Todas essas fontes têm um potencial que dificilmente é empregado em sua totalidade. As organizações também têm a possibilidade de comprar o conhecimento que não conseguem desenvolver por elas mesmas, recrutando especialistas ou adquirindo outras empresas particularmente inovadoras (PROBST, RAUB e ROPMHARDT, 2002).
Também Prusak (1998) afirma que a forma mais direta e geralmente mais eficaz de adquirir conhecimento é a compra do mesmo, ou seja, adquirir o conhecimento de uma organização ou contratar indivíduos que o possuam. Importa observar que, nem todas as compras que uma empresa realiza ocorrem pelo fato exclusivo de adquirir conhecimento. Uma empresa compra outras por vários motivos: gerar receita adicional, alcançar um porte ou um mix de produtos estratégico, ganhar acesso a novos mercados, ou adquirir as habilidades de um quadro de diretores.
Em outras situações, o conhecimento é adquirido como derivado de uma compra motivada por motivos diferentes. Porém, cada vez mais, as empresas adquirem outras empresas especificamente por seu conhecimento. De forma geral, elas se dispõem a pagar mais que o valor de mercado de uma empresa devido ao que esperam obter com acréscimo do novo conhecimento ao seu próprio estoque (PRUSAK, 1998).
Em outras situações, Probst, Raub e Ropmhardt (2002), é necessário que a gestão do conhecimento se atenha à criação do mesmo. O desenvolvimento do conhecimento é um elemento construtivo que complementa a aquisição do conhecimento. Seu foco está na geração de novas habilidades, novos produtos, idéias melhores e processos mais eficientes. O desenvolvimento do conhecimento inclui todos os esforços administrativos direcionados de modo consciente para a produção de capacidades que ainda não se encontram presentes na organização, ou que ainda não existem dentro nem fora delas.
Comumente, o processo de criação ou de desenvolvimento do conhecimento está ancorado em pesquisas de mercado da empresa e em seu departamento de Pesquisa & Desenvolvimento (P&D). No entanto, é importante observar que um conhecimento relevante para a organização pode também emergir de qualquer outra parte da empresa.
O processo de criação do conhecimento, na perspectiva de Nonaka e Takeuchi (apud SANTIAGO JR., 2004), possui duas dimensões fundamentais: uma ontológica e outra epistemológica. A ontológica dispõe que o conhecimento somente pode ser criado por indivíduos. Assim, uma organização por si só, não pode criar conhecimento, pois seu escopo consiste em apoiar os indivíduos e lhes proporcionar condições para a criação deste. A existência do conhecimento organizacional é viável a partir de interações que possibilitem sua criação de modo individual e a disseminação para a organização como um todo.